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RPA助企業無痛防疫 │ 6案例看數位勞動力維持營運

如何用RPA助企業無痛防疫

疫情已經持續一年多,國外企業因應疫情而生的轉型力道與試錯經驗也一年多了

現在,台灣企業也因為這波疫情爆發而正式考驗營運持續規劃(Business Continuity Planning;BCP)是否全面、是否足夠彈性應對任何狀況。

很多企業也可能會在此刻驚覺需要更多元的營運策略方案,而RPA可以是企業短期應對、長期轉型都可以借力槓桿的科技工具。

在疫情之前,很多企業在思考導入RPA會以降低人力成本為主要考量

這波疫情,也會讓企業更意會到RPA對於降低企業營運的可能風險損失、維持企業韌性的重要性

像是在印度某家大型銀行,這家銀行有超過120個流程透過UiPath Platform自動化運行,所以當疫情讓大部分員工必須在家工作時,因為有RPA自動化,才可讓這家銀行的關鍵流程保持營運不中斷

以下列舉國外企業如何透過RPA無痛防疫的6個應用

一、用RPA處理合約與訂單管理

 

Gemini Edible Oils 在即便只有30%的員工可以進入辦公室作業,但有了數位勞動力RPA,依舊可以按時完成合約與銷售訂單的處理

二、保險公司用 RPA 自動化承保與索賠流程

 

在台灣,最近防疫險、疫苗險的新業務承保需求量激增,每天上百例確診後索賠請求。

過去在接收、驗證和批准索賠的整個流程往往需要幾天時間,若因為員工疲憊、趕工等原因而出現失誤,只要稍有疏忽,後續的處理時間也將會更長。

RPA可以自動化承保新業務、自動化索賠文件評估、編制評估報告等流程

從多個來源下載保單持有人數據,讀取和掃描保單人數據,將來自多個系統的數據進行匯總,驗證保險期,標記數據不匹配或錯誤等

透過RPA將流程自動化的好處是:100%精確度、零錯誤、提高質量和速度、節省25%的人力

一般來說,導入系統或更改現有系統耗時又耗費,但透過RPA的快速開發與快速測試,可以馬上看到結果,應用在需要緊急應變的事件。

加上RPA本身的非侵入特性,與其他IT技術相比,RPA的操作風險相當低,不會損害到公司原有的核心保險流程。

 

三、用 RPA 快速評估網路頻寬,支持員工順利遠距工作

 

有時候並不是所有員工家裡的網路都可以支持遠距工作以及新增的業務量

公司因此需要去購買更高的網路頻寬,如果是一家全球性的公司,如何分配優先順序給予支援?

這家全球性的保險公司,透過UiPath軟體機器人,去收集員工居住地的郵遞區號、並去查詢確認當地的頻寬與4G網絡,這讓這家公司可以很快的評估並做出分配的優先順序。

這樣小小環節的應用,就可以讓員工作業不中斷,企業對外服務客戶的營運可以繼續、也減少很多手動處理的錯誤發生。

 

四、醫院用RPA做採購與存貨管理

 

一家在加拿大的醫院,因為疫情期間很多醫療用品的需求量倍增10-20倍,增加醫療採購團隊的工作量。

他們透過RPA流程機器人,即時平衡訂單與存貨,避免庫存或是延遲配送到對應的醫院儲倉室

五、大量監控處理郵件,即時處理

 

疫情期間,醫院與政府單位每天都有大量的相關信件湧入,如果用人力去辨認分類每個case會非常耗時且無法做到即時回應。

透過 UiPath 有人值守機器人(Attended Robot) 去監控一個集中性的Email信箱,機器人會擷取Email內的相關訊息並生成一個 .xls 格式的報告,並依照預先設定好的邏輯規則發出通知信件給相關人員。

這加速資料的提取跟彙整,減少Email的囤積並可以即時的回覆。

這樣的模式也可運用在內部團隊的溝通與彙報的情境上,因遠距辦公關係會增加很多內部訊息量與即時彙報量,

透過RPA監管與傳送Email,讓遠距的員工依舊可以保持生產力,不會因為大量新增的內部溝通訊息量與報告而反而降低生產力。

六、簡訊實名制後的處理核對

 

近期數位政委唐鳳開發「簡訊實聯制」,掃碼即可完成實名制,未來若發現確診者,簡訊實聯制系統追查足跡會更容易,可以快速掌握相關接觸者。

而這個後續的確認資料與追查足跡流程作業,也可以透過RPA完成,紐西蘭就是這麼做的。當掃碼之後,電話號碼、日期時間資料會透過簡訊傳送到負責追蹤的單位,這個單位可以透過RPA去核對確診資料

結語

 

企業對疫情的應對反應不同,也將決定這段時期過後復原速度的不同。

營運持續規劃可以分短期應急與長期改造:

    • 短期來說,是要能確保這段期間回覆客戶速度不中斷、能處理驟增或臨時性的需求
    • 長期而言,透過這次疫情爆發,企業也將會更正式檢視現有工作流程的數位化、自動化成熟度與資安體質,並開始審視是否可改造分流工作模式、供應鏈處理效率、甚至是重新思考商業模式。

根據Gartner的調查,全球有48%的企業在2020年進行了「因疫而生」的數位轉型,在這樣的情況下,企業也因此強化了三大能力:敏捷、科技運用、監管

CNN知名節目主持人 Fareed Zakaria 在最近一次的科技論壇中也提到,疫情下的主要影響,是時間的壓縮、歷史的加速。

觀察 2 個月疫情期間的變化可看見一般數位轉型 2 年所達成的成果。

這段非常時期過後,往往會是強者越強,弱者直接被淘汰

The bigger is getting bigger, the smaller is getting wipe out.

除非這家企業Digital Savvy、靈活敏捷、充份善用數位科技、並懂得長遠提早佈局。

▶若想了解更多RPA如何運用,可前往UiPath官網查詢直接來信討論

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