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台灣企業導入RPA | 用UiPath自動化報表整理工作

PGi-UiPath-導入案例-2-20200622

以下UiPath實施案例為PGi合作客戶的分享,該企業先從涉及ERP、Excel 及內部自建系統的管理部門報表資料整理開始,並以「流程本身是否已經有一定程度的標準化」作為第一個流程試驗的考量。

「現在,有了RPA,公司能夠更有彈性去運用人力資源。」

「內心有變得比較輕鬆,因為那些低附加價值的事不需要自己來做了,現在也可以更專注在管理與溝通工作上。」

一、為什麼要導入RPA?

 

該公司總部一直投入在「改變工作型態」,減少員工加班狀況,強制員工把有限的時間優先用在高附加價值的工作項目上。

在2016年初始,總部IT總監觀察到RPA概念已在亞洲、歐洲逐漸盛行,經過謹慎檢查比較多個RPA品牌後,2018年年末,UiPath被正式認定為公司的官方RPA工具,並在初期就培訓多位內部RPA開發人員。

 

二、最常見的自動化工作流程類型

 

  • 自動上網收集資料、彙整並分享:UiPath 流程機器人固定登入不同產品網站、擷取更新的產品資訊、再轉貼彙整到Excel,最後自動寄信給負責人。透過UiPath RPA 流程機器人,不只降低數據在擷取轉貼過程中的出錯率,同時也節省每年共500小時的工作時數。若透過原本人力執行,在同樣時間內,最多只能做1種產品的資料收集。
  • 自動Email 附件下載、輸入核心系統:客戶透過Email來信付款資訊附件,輸入核心系統,輸出付款通知,接著發送Email給指定負責人。

 

三、優先自動化的3種工作流程

 

此客戶的3個流程,涉及ERP、Excel 及內部自建系統。

該客戶基於「流程本身是否已經有一定程度的標準化」作為第一個流程試驗的考量,因為只要有清楚的SOP標準作業程序,就能更快開始RPA流程機器人的設計,不需花過多時間協同其他部門梳理工作流程本身,就能較快取得第一次試驗的成果,取得 small win 以建立團隊信心。

以下簡述三個管理相關流程

    1. 獲利報告:每月要在ERP系統上抓取所有事業部各幣別獲利表,也就是這個動作要做數十次,最後再產出部門別獲利彙總報表。每次作業約花60分鐘。
    2. 信用分析:每月要到ERP系統下載客戶與廠商未收付表,才能去做信用分析。每次光下載整理作業約花60分鐘。
    3. 外幣損益:每月要在ERP系統上抓取每個部門在上個月的幣別對美金的報表後,才能產生上個月的外幣損益表,重複近百次的特定報表抓取動作。每次作業約花費120分鐘。

四、導入UiPath的兩種價值

 

    • 直接、短期可換算價值:在既有流程頻率下,除了每月省下4小時外,也因每次產出固定報表的時間變短,而更有餘裕去因應更即時的分析需求。
    • 無形價值,包含:員工工作內容滿意度與員工專注力
      • 工作滿意度:幫員工卸除原本就不太喜歡做的事,也就是那些會讓員工覺得沒有意義與無法能力加值的事,實際上也卸除低成就感的內在情緒,這對重視「身心健康管理」的公司而言是非常重要的。
      • 員工專注度:因流程機器人能準時完成排定的工作任務,員工有臨時性的任務時,能更投入於當下解決問題,而不會因為臨時增加任務,而心裡還想著未完成的例行性瑣事。現在能因為有了RPA,而能提高解決問題的專注程度。

 

五、實施RPA後,對RPA的想法

 

從公司運用人力資源的角度來看:過去,如果工作量增加了,公司會想到的方法是增加人力,但若遇到工作量下降時,還要考量人員配置問題。但現在,有了RPA,公司能夠更有彈性去運用人力資源。

從員工滿意度層面來看:公司預計導入RPA到其他部門,因為有了RPA一起共事之後,內心有變得比較輕鬆,因為那些低附加價值的事不需要自己來做了、現在也可以更專注在管理與溝通工作上。

六、為何選擇PGi樺鼎實施UiPath導入? 本次與PGi樺鼎團隊合作的想法?

 

當初我們在評選廠商時,除了【PGi樺鼎】外,也有找其他顧問公司。

最後是因為【PGi樺鼎】和UiPath原廠,幫助我們了解不同廠商的定位,因為我們的需求是「UiPath自動化流程專案的建置」,並不是「流程重建」,因此選擇【PGi樺鼎】 的技術團隊作為台灣第一次導入的合作夥伴。

在實際合作上,【PGi樺鼎】的「開發導入顧問」在20天左右完成委託之流程機器人的開發與內部教育訓練。

【PGi樺鼎】「開發技術顧問」Marco,在流程開發時的思考很周全,會額外考慮到後續維護的便利性與擴充性,而多設計一些動作在裡面,而不是單單完成原本設定的,這個細節就讓我們比較放心。

訪談後記:

我們再次謝謝本客戶對PGi樺鼎團隊的信任與支持,給看到這篇文章的企業,更有信心採取行動,並在未來帶來一點改變、逐步實踐身心更健康的工作模式。

如同我們家導入顧問Marco所說:

「在與企業溝通的過程中,經常發現用戶對RPA存在一些誤解,例如以為導入RPA後,企業就會裁員,其實這並不是一個完全正確的觀念,

RPA確實可以節省成本與人力,就他的經驗,幾乎沒有遇到裁員的案例,原因是現今的企業大多都是人力吃緊的狀態,幾乎沒有滿員過,而RPA的目的是為了降低已經超載的工作量。

► 延伸閱讀:認識RPA之後呢?5個你一定會關心的常見問題

七、我該從哪一種流程開始?

 

首先,必須先正確認知到,實施RPA是一個漸進式旅程,不是那種一次性的專案。

所以通常客戶第一個開始的自動化流程,都是選擇那些可以最快看到效益的流程,因為他們知道必需先被管理層看見、被團隊信任、被支持,才有機會開始組織一個跨部門的專案團隊,真正轉變為一個「自動化營運優先的組織」,看到大規模的成效。

至於「最快看到效益」,你可以有三種考量面向

    • 全盤檢視整體人力佈局,哪些地方花最多人力,這些人力花最多時間在哪裡?
    • 目前最花錢的單位在哪裏?RPA是否有可以效力的地方
    • 哪一個流程是直接跟客戶有關、且客戶最重視,或是目前讓客戶最不滿意的

 

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