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RPA導入案例 || 用UiPath自動化「網頁資料上傳流程」

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為什麼此客戶要導入RPA?

現代全球供應鏈網絡日趨複雜,供應鏈網絡間的運作效率就是競爭力。

品牌製造商為了滿足終端客戶需求,在「產品品質」、「產品獨特性」跟「回應市場速度」上都下足功夫,而「產品品質」這段的追求,製造商會需要上游的原料供應商的緊密配合,因為原料供應商的生產品質好、製造商的生產良率才會好,單位成本才有競爭力。

供應鏈上合作夥伴的協作能力,決定品牌製造商能否持續站穩市場。

身為原物料供應商的該化工外商,為了加速回應製造商客戶的品質檢測資料上傳作業的流程,決定深入了解製造商客戶也正在用的RPA技術。

從訂單出貨流程的一部分作業開始自動化,再到售後的客戶問題排查流程,該化工外商在製造商客戶最重視的兩段流程,用 UiPath RPA 流程機器人 贏得客戶信賴,加深合作關係與滿意度。

一、該原物料供應商,當初如何知道RPA?

 

源自高科技製造商客戶端對「進料檢驗 Incoming QC」有嚴格要求。

在高科技製造領域,製造商的生產良率是維持市場競爭力的關鍵。製程良率好,單位製造成本才有競爭力。一旦製程良率出狀況,不但直接影響單位製造成本、反映在財務數字上,更有可能影響終端客戶的合作信賴。

而影響生產良率有因素有很多,其中包含上游原料製程的管理。

因此,身為製造商客戶上游的原物料供應商(該化工外商),需要配合客戶對上游原料製程品質的高度要求,當客戶要求越多時,但人力資源固定時,該如何又快又準的完成客戶的要求?

經由製造商客戶的推薦,該原物料化工外商才知道有RPA流程機器人這個流程自動化技術,可以在無需額外增加人力的情況下,透過軟體的導入,透過RPA數位人力,更快完成客戶的期待。

二、出貨前,從製造商客戶要求的進料檢驗流程開始

 

當該化工外商生產完後、正式出貨前,需要把產品資訊上傳到製造商客戶的系統,製造商客戶才能掌控各批產品的品質狀況。

對該化工外商而言,這個流程最煩瑣耗時的地方在於

  1. 同一個料號,因應客戶的要求,需要以4種不同格式上傳客戶端系統,所以單就格式轉換就花很多時間了
  2. 客戶的訂單量又很大,訂單多時約有100多筆,每週有3-4天是高峰,也就是每週至少要處理300多筆的訂單
  3. 產品資訊有些需要人工調整,以及上傳時需考量先後順序,一位專職人員每天需花5-6小時在處理這些上傳作業的流程

 

三、出貨後,售後技術服務團隊的問題排查回報流程

 

每一天,售後技術服務團隊會有5-6個產品批號需要處理,在人工作問題判斷排查後,需要到客戶端的系統,手動上傳回報問題排查結果,而手動上傳回報就是最低附加價值的事。

此耗時重複的流程在一週內浪費了3-5小時,因為:

  • 同一個批號內還有20-30個單位,問題調查完後,等於要重複按30次一樣的批號,上傳到客戶端系統作為問題回報
  • 若一天有6個批號,等於有180次的重複動作
  • 一天大約需要花一小時在處理這個上傳回報,相當於一週要浪費共3~5小時

現在,透過UiPath的流程機器人,售後技術服務團隊可收回這3-5小時的時間掌控權

其中一位售後技術服務成員說:

「我可以運用在客戶問題的實際調查與對話溝通上,不僅縮短回覆客戶的時間,也有更多的時間尋求客戶問題的根本原因,這樣一個良性循環下,不斷地朝著客戶的高標準前進

四、為何選擇 PGi樺鼎 合作UiPath軟體機器人的開發?

 

在第一次接觸時,我們觀察的是技術顧問與業務的應對態度與專業表現,像是「技術顧問」 Marco 跟我們的IT人員討論很熱絡積極,這讓我們在技術方面就會蠻信任的 ; 而「業務經理」 Kelly 很盡力配合,因為這個RPA開發專案時間其實壓得很緊。

另外是在網路上搜尋UiPath時,【PGi樺鼎】的資訊內容也相比其他家UiPath代理商豐富,所以覺得值得信賴。

最後是在22個開發工作天的實際合作上,【PGi樺鼎】的「開發導入顧問」Ken配合度高、理解能力強,因為我們知道要能夠真的理解別人的流程其實沒有那麼容易。在整體合作的氛圍感覺很好,且不在廠時的售後服務也很即時,這攸關我們是否會繼續推薦給其他人。

訪談後記:

我們再次謝謝本客戶對【PGi樺鼎】團隊的信任與支持,支持我們以文字的方式,再次呈現你們的故事,給看到這篇文章的企業,更有信心採取行動,並在未來帶來一點改變、逐步實踐身心更健康的工作模式。

如同我們家導入顧問Marco所說:

「在與企業溝通的過程中,經常發現用戶對RPA存在一些誤解,例如以為導入RPA後,企業就會裁員,其實這並不是一個完全正確的觀念,

RPA確實可以節省成本與人力,就他的經驗,幾乎沒有遇到裁員的案例,原因是現今的企業大多都是人力吃緊的狀態,幾乎沒有滿員過,而RPA的目的是為了降低已經超載的工作量。」

► 延伸閱讀:認識RPA之後呢?5個你一定會關心的常見問題

五、我該從哪一種流程開始?

 

首先,必須先正確認知到,實施RPA是一個漸進式旅程,不是那種一次性的專案。

所以通常客戶第一個開始的自動化流程,都是選擇那些可以最快看到效益的流程,因為他們知道必需先被管理層看見、被團隊信任、被支持,才有機會開始組織一個跨部門的專案團隊,真正轉變為一個自動化營運優先的組織,看到大規模的成效。

至於「最快看到效益」,你可以有三種考量面向:

  • 全盤檢視整體人力佈局,哪些地方花最多人力,這些人力花最多時間在哪裡?
  • 目前最花錢的單位在哪裏?RPA是否有可以效力的地方
  • 哪一個流程是直接跟客戶有關、且客戶最重視,或是目前讓客戶最不滿意的

 

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