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如何用Task Capture一鍵錄製流程+自動生成文件

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為什麼我們寫這篇文章?

過去,如果你曾經跟IT同仁溝通需求時,特別是「流程跟系統交互類型」的優化需求,一定有過要額外花很多時間來準備溝通文件,像是用PPTVisio畫出現在的流程、截圖螢幕畫面複製貼上、在每個流程旁邊添加備註說明等,只為了要讓 IT同仁更容易理解你的業務邏輯跟需求。

現在,你跟IT同仁終於可以更輕鬆了,Task Capture 這個小工具,就是要改變這個窘境,作為非IT人跟IT開發人的共用溝通工具,讓雙方的專業能輕易接軌、更快完成需求溝通的階段。

一、Task Capture 如何操作

在Task Capture內,建立流程有兩種方式

第一種方式:Capture process,即時錄下每一個操作動作,最後自動建立流程文件

按下錄影按鈕,直接操作一遍「平時的動作」,可以即時錄下每一個操作動作、擷取每個動作跟metadata、每Click一下就會自動截圖畫面、最後自動建立Workflow Diagram。

在錄製過程中,可以隨時暫停,再重新開始,不需要一口氣完美錄製。你也可以隨時 preview 截圖、已記錄到的步驟數量。

下方英文影片示範說明:

    1. 進入SPA,輸入Document Date、Cross-CC number、G/L account number
    2. 可以選擇暫停錄製或是Stop結束
    3. 一旦按下結束按鈕,會出現一個剛剛所有動作的「Process Map」,包含螢幕截圖,且每個步驟的標題、描述都會自動生成,且是允許再修正編輯的!
    4. 點擊右邊任一個螢幕截圖,就進入「截圖編輯區」,可備註每張截圖的標題、描述,當然也可以刪除、或置換圖片。針對每張截圖,因為有內建Image Editor ,所有你在一般圖片編輯器可以做到的事都可實現,例如:直接在圖片上加入文字匡、擷取圖片大小、強調重點、模糊處理部分內容等。而「Grab Text」這個小功能是一般圖片編輯器做不到的,他運用UiPath內建的OCR來處理可以直接把整張圖內的文字擷取複製出來,讓你不需要再看著圖片打字
    5. 回到整個流程圖Workflow Diagram,你可以選擇繼續錄製接下來的動作,或是手動新增流程模組sequence 或邏輯判斷Decision
    6. 輸出這個Workflow Diagram,輸出形式可以是「word檔案 」或是「XAML型式」可直接用在UiPath Studio 做開發!(開發人員大聲歡呼中)

第二種方式:Simple Template,先建立流程大架構,再填入每個節點的操作動作

這跟前一種方式相反,先在 Task Capture 內拉流程骨幹架構,接著在每一個區塊,按下螢幕錄製,就會回到第一種方式的樣子。

最後,不需要擔心安全性問題,因為所有截圖紀錄、資料都在操作者的本機電腦上。

二、Task Capture 的應用

 

雖然這是UiPath開發的小工具,但不僅限用在RPA開發的流程文件。

任何只要在電腦上操作的需要用螢幕截圖、圈選編輯圖片、附加文字說明、建立完整文件的溝通內容,都可用Task Capture來產出流程文件。

以下以「RPA流程開發」為例,假設今天公司內的財務人員需要和IT協作把第一個AR財務流程機器人做出來,那麼,財務人員就可以開啟Task Capture,點選錄製鍵,直接做一遍平常的作業操作,然後自動生成Workflow Diagram後,存成XAML檔案,RPA開發人員就可以用UiPath Studio開啟,進入真正的RPA流程機器人的流程設計開發。

這也大大節省RPA開發人員的時間,因為大的基礎架構已經有了,只需要再跟財務同仁確認一下轉為RPA後的細節設定與流程正確性即可。

三、哪裡可以下載使用Task Capture

 

四、Task Capture與UiPath Platform的關係

 

今年初 Gartner 有提出一個 「超自動化Hyperautomation」的趨勢概念,意指在原本RPA自動化的基礎上,進一步運用機器學習在內的技術,達到更高程度的自動化。

簡單來說,Hyperautomation指的是「自動化將不只侷限在執行流程本身的自動」,還可以延伸到「自動查找與發現流程」、「分析與設計流程」、到「衡量與監控」上的智慧型自動化。

RPA-and-hyperautomation

 

一般來說,工作流程要自動化,有6階段的生命週期

而UiPath目前在以下6階段的自動化生命週期,都有對應的產品,為了實現真正的超自動化。Task Capture 就是為了縮短第一階段的時間。

UiPath Platform-超自動化-hyperautomation

    1. 發現Discover階段:利用AI幫忙辨識出高潛力自動化的機會、錄製流程後還可以自動產生流程開發文件、上傳到統一平台集中大家想要自動化的流程清單(UiPath Process MiningUiPath Task CaptureUiPath Automation Hub
    2. 建構Build階段:從簡單到複雜,設計要讓Robot動起來的流程 (UiPath Studio Document Understanding
    3. 管理Manage階段:部署和統一管理自動化流程(UiPath OrchestratorUiPath AI Fabric
    4. 運行Run階段:讓Robot開始為你分擔工作 (UiPath Robot)
    5. 參與Engage階段:人跟機器人協作,也就是機器人會把需要你介入做判斷的事項列個待辦清單給你,等你下指令後,才會接續原本做到一半的工作 (UiPath Action Center)
    6. 評估Measure階段:深入洞察業務指標,而不只是機器人的運行效率指標(UiPath Insights

快速了解RPA概念&為什麼UiPath是500強企業首選

1小時線上分享 @ 2020.10.13(二)

UiPath 是目前全球估值最高的 RPA + AI 公司,致力讓每一位現代數位工作者,提高「創造性」工作的比例,提升工作滿意度。

截至目前,UiPath 已經被全球4,000多家組織採用,其中包括前10大財富500強中的8家。其他知名企業像是Uber、DHL、HP惠普、麥當勞、NASA 和 NVIDIA 也都是UiPath的客戶。

不論你是在IT單位或營運單位,只要你會使用電腦,且每日開啟電腦工作,工作流程中包含一些有規則性、很機械化、但又高準確率要求的重複性動作,絕對會因為RPA而受益!

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