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在家工作效率低?5個「自動化流程」幫你省精力

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疫情期間,部分企業開始施行在家工作的政策,有些員工也應該漸漸感受到「在家公司」的一些缺點,導致工作生產效率反而降低,像是:

  1. 內外部溝通都改用線上進行,花更多時間敲會議時間、協調會議衝突
  2. 花更多時間在寫信、寄信上,例如開會後的會議紀錄、每週的工作進度報告等
  3. 受到家人、小孩、寵物的注意力移轉等

當然除了第3點外,其實依舊是有科技工具可以解決的。「RPA軟體機器人」就可以幫電腦工作者一個大忙,RPA機器人擅長執行繁瑣、固定動作、指令式的工作,就像是在家也能雇用私人助手的概念。

以下分享5個適合最近在家工作、想要增加工作效率的電腦辦公者!

當然,這5個應用範例是一個很好的啟發,你也可以想想,哪些事情,是有固定流程,可以交由軟體工具來執行,來節省你有限的精力。

一、自動化寄出每週工作進度提醒信

如果你有帶團隊,在家工作,除了自己的工作一大堆外,你還要確認團隊成員是否有準時更新他們的每週進度更新、而且不同人的匯報時間可能還不一樣。

你可以設定自動固定Email提醒信件、然後根據每個人的回覆,再整合成一封信件給自己慢慢檢閱。

動手試試

  1. 先看看怎麼下載 安裝 UiPath Studio Community 版本
  2. 下載 別人已經設計好的Google G Suite流程
  3. 或是Microsoft office 365的流程

二、在線上會議後,自動寄給出會議記錄給所有人

假設在會議上,你是最常會一邊開會一邊打字紀錄的人,你一邊把會議內容打在Google Docs上,會議後再依照Google Calendar上有回覆參加會議的人

這個動作也可以自動化!看更多Productivity Hack for Remote Working

三、自動辨別會議安排衝突、自動回覆信件給同事

現在,你的會議邀請可能瞬間暴增,這時候你一定很想要有個私人秘書幫你喬定每一個會議邀請、避免會議衝突。

你可以設計一個機器人幫你做就好了!他也跟助理一樣,會幫你辨識出在你Google Calendar上有時間衝突的會議,然後再自動寄信給會議邀請者,告訴對方你需要重新安排或是直接不能參加

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  2. 下載 別人已經設計好的Scheduler流程

四、每天自動寄給自己在Jira專案任務平台上的任務彙整

如果你有在用Jira作為軟體開發專案的管理工具,剛好也在家工作。

你可以讓機器人「搜尋」在Jira內你有參與的所有專案,「篩選」專案狀態是Open、以及有包含特定你需要的關鍵字條件,然後把這些有Issues的工作任務打包起來,寄給自己,作為一天工作開始的任務清單。

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  1. 先看看怎麼下載 安裝 UiPath Studio Community 版本
  2. 下載 Jira Software integration

五、自動幫你在外送平台上找健康午餐

最後這個流程其實還沒設計出來,但可以給你一個概念。

假若你發現,因為在家工作,家裡附近也沒有什麼好吃的,加上外食衛生安全的考量,已經越來越常使用外送平台了,但你往往會花很多時間在瀏覽要吃什麼好,這個流程就很適合來設計看看!

你可以選一個你常用的外送平台,讓機器人在固定時間,例如工作天的早上10:30,幫你登入那個外送平台,「篩選」你要的關鍵字,例如這週想要健康、輕食一點,且金額在一定預算內的,就可以方入購物車,輸入你的資訊,寄送地址等,結帳!

看更多UiPath社群內,別人已經開發好的 13個Productivity Hack for Remote Working

RPA是什麼?為什麼選擇UiPath?

RPA的全名是Robotic Process Automation,中文很常簡稱為「虛擬流程機器人」或「辦公室機器人」。為什麼說是辦公室機器人?因為只要是那些坐在辦公室工作、要透過電腦來完成主要工作的人,都能因為RPA而更高效率完成工作。

因為RPA機器人可以做到模擬我們操作電腦的動作,舉例像是

  • 打開瀏覽器、到網頁上擷取資料
  • 打開Email 跟附件檔案
  • 從PDF、Word文件檔、Email、Excel表擷取內容
  • 移動檔案和目錄
  • 登入到任何應用程式
  • 進行邏輯運算
  • 連接系統API
  • 讀寫資料庫

而為什麼選UiPath來學?原則上會選一個已經被市場認可、會被大量需要的技能來學習。UiPath 是目前全球市佔率最高的 RPA 軟體,也在各大 RPA 軟體評比中,皆處於領導者的地位,像是同時被 Gartner 跟 Forrester Research 評為機器人流程自動化軟體的「領導者 

2019 Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software

 

UiPath學習資源整理

1-1. UiPath Academy

UiPath Academy 免費線上學習專區

1-2. 中文教學兩天實作課

1-3. 免費體驗課程

1-4. 線上社群

正在評估RPA的價值嗎?親自體驗最實在!

現正報名中:UiPath 2小時免費體驗操作 @ 2020.04.14(二)

UiPath 是目前全球估值最高的 RPA + AI 公司,致力讓每一位現代數位工作者,提高「創造性」工作的比例,提升工作滿意度。

截至目前,UiPath 已經被全球4,000多家組織採用,其中包括前10大財富500強中的8家。其他知名企業像是Uber、HP惠普、麥當勞、NASA 和 Virgin Media 也都是UiPath的客戶。

不論你是在IT單位或營運單位,只要你會使用電腦,且每日開啟電腦工作,工作流程中包含一些有規則性、很機械化、但又高準確率要求的重複性動作,絕對會因為RPA而受益!

問題不在時間管理!而是怎麼分派工作 【UiPath課程】沒有程式背景,花2天上課的心得筆記(Day1)

9/25(五)下午2點,線上分享與你相見恨晚的「文件好朋友」

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